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Björn Acker schrieb seine Rechnungen früher nach eigenen Angaben schlicht mit Pages. Jetzt führt seine Heidelberger Encoder GmbH mit Qwit Selbstständige auf dem Mac durch den gesamten Prozess: Unternehmensdaten eintragen, Kunden anlegen, Rechnung erstellen. Die App ist für Mac und iPhone verfügbar und richtet sich vor allem an kleine Dienstleister.
Björn Acker says he used to write his invoices simply with Pages. Now his Heidelberg-based Encoder GmbH uses Qwit to guide freelancers through the entire process on the Mac: entering company details, adding customers and creating an invoice. The app is available for Mac and iPhone and is aimed primarily at small service providers.
Der konkrete Anlass liegt vor dem 1. Januar 2027. Ab diesem Stichtag müssen Unternehmen und Einzelunternehmer mit einem Umsatz von 800.000 Euro und mehr bei Rechnungen an Geschäftskunden das von den Finanzämtern vorgegebene elektronische Format nutzen. Geschäftskunden können Beträge ab 250 Euro brutto dann nur noch steuerlich ansetzen, wenn die Rechnung digital in einem bestimmten Standard vorliegt.
The specific reason comes before January 1, 2027. From this deadline onward, companies and sole proprietors with revenue of 800,000 euros or more must use the electronic format prescribed by the tax authorities when invoicing business customers. Business customers will only be able to claim amounts of 250 euros gross or more for tax purposes if the invoice is available digitally in a specific standard.
Technisch setzt Qwit auf ZUGFeRD nach EN 16931. Das Format verbindet ein lesbares PDF mit den notwendigen XML-Daten, also strukturierten Rechnungsinformationen in Textform. Für öffentliche Auftraggeber lässt sich zusätzlich XRechnung 3.0 ausgeben. Qwit prüft Pflichtangaben und schreibt die Rechnung nach dem Export fest; Änderungen werden gespeichert. Die Daten bleiben laut Entwickler auf dem Mac und können über iCloud synchronisiert werden.
Technically, Qwit uses ZUGFeRD in accordance with EN 16931. The format combines a readable PDF with the necessary XML data—in other words, structured invoice information in text form. XRechnung 3.0 can also be generated for public-sector clients. Qwit checks mandatory information and locks the invoice after export; changes are saved. According to the developer, the data remains on the Mac and can be synchronized via iCloud.
Und dann? Für Selbstständige, die bisher mit Pages gearbeitet haben, sinkt der Aufwand vor allem an den Stellen, die man nicht auf den ersten Blick sieht: Pflichtangaben prüfen, ein passendes E-Rechnungsformat erzeugen, Zahlungsstatus überblicken und Rechnungen vom iPhone aus teilen. Die kostenlose Version deckt fünf Rechnungen im Monat ab. Unbegrenzte Rechnungen und weitere Funktionen gibt es für 40 Euro im Jahr oder 120 Euro einmalig.
What happens next? For freelancers who have previously worked with Pages, the workload is reduced mainly in areas that are not immediately visible: checking mandatory information, generating a suitable e-invoice format, monitoring payment status and sharing invoices from an iPhone. The free version covers five invoices per month. Unlimited invoices and additional features are available for 40 euros per year or 120 euros as a one-time payment.
Ganz reibungslos ist der Start nicht belegt. Beim Kurztest von heise online stürzte Qwit unter macOS einmal ab, als die Rechnungsnummer geändert wurde. Der Fehler trat nur einmal auf. Einen Server, ein Benutzerkonto oder Tracker verlangt die App laut Entwicklerangaben nicht.
The start has not been entirely trouble-free. During heise online’s brief test, Qwit crashed once under macOS when the invoice number was changed. The error occurred only once. According to the developer, the app does not require a server, user account or trackers.